De financiële administratie

Bijhouden of in de schoenendoos?

Wees niet verbaasd. Veel zelfstandigen hebben één grote schoenendoos waar alle administratie in verdwijnt. Onzichtbaar en dus ook onduidelijk. Maar, het is om meerdere redenen verstandig de financiële administratie van je praktijk goed bij te houden.

▪   De Belastingdienst
Met een zelfstandig beroep ben je verplicht een deugdelijke administratie bij te houden voor de fiscus. De Belastingdienst stelt met het oog op de bewijskracht, een aantal eisen aan de boekhouding, de administratie en de verslaglegging hiervan.

▪   Geld lenen
Anderen kunnen een duidelijk inzicht krijgen in je zakelijke prestaties als je een goed bijgehouden administratie kunt laten zien. Aan de hand van financiële overzichten kan een kredietverlener bijvoorbeeld beoordelen of je aan jouw verplichtingen kunt voldoen.

▪   Overzicht
Het bijhouden van de administratie is voor jezelf van belang uit het oogpunt van controle en beheersing van de geldstroom in jouw praktijk. Uit je administratie kun je informatie halen over jouw praktijk. Op die manier kun je zien hoe jouw praktijk er voor staat (winst of verlies) en welke invloed bepaalde zakelijke maatregelen hebben gehad, die jij in het verleden hebt genomen.

Binnen de financiële administratie heb je te maken met de boekhouding, voor menig ondernemer een minder geliefde bezigheid. Planning en statistiek kunnen ook deel uit maken van deze administratie. En wanneer je personeel in dienst hebt, hoort ook de personeelsadministratie bij de financiële administratie. Over planning, statistiek en personeelsadministratie zullen we het hier niet hebben omdat dit in de meeste gevallen bij een eenmanszaak (nog) niet aan de orde is.

Facturen, in- en verkoopdocumenten, ontvangen brieven, verzonden brieven, emailberichten, computeruitdraaien, agenda’s, aantekeningen, kladnotities, adressen, computerbestanden, telstroken en dergelijke zijn bescheiden die op de een of andere manier iets duidelijk kunnen maken over jouw zakelijke activiteiten. Daarom kunnen ze allemaal tot je financiële administratie behoren.

Bewaar- en bewijsplicht

Om te kunnen laten zien hoe je aan bepaalde gegevens bent gekomen, ben je verplicht alle boeken en bescheiden zeven jaar te bewaren met het oog op een eventuele controle door de Belastingdienst. Hoewel particulieren niets hoeven te bewaren, geldt voor ondernemers ook voor hun privé-boekhouding de termijn van zeven jaar.

Het bewaren van computerbestanden op usb-sticks of harde schijf alleen is niet altijd voldoende vanwege de kwetsbaarheid. Mochten bepaalde stukken er niet meer zijn, dan kan de Belastingdienst de bewijsplicht bij jou leggen. Als je boekhouding bij een controle niet goed wordt bevonden, wordt een schatting gemaakt van jouw omzet. Je wordt dan aangeslagen voor een geschat bedrag en dat is altijd hoger dan wat jij zelf in gedachte had. Je moet dat bedrag betalen tenzij je kunt aantonen dat dit niet redelijk is. Je begrijpt dat dit niet eenvoudig zal zijn als jouw boeken niet goedgekeurd zijn en zeker als er iets ontbreekt.

De boekhouding

Alle betalingen en ontvangsten, maar ook al jouw bezittingen, vorderingen, schulden en verplichtingen maken deel uit van je financiële administratie: de boekhouding. Enerzijds is de boekhouding voor jou een geheugensteuntje, zodat je weet waar je het geld hebt gelaten of van wie je nog geld krijgt, anderzijds is het een verantwoor­ding van de uitgaven. Deze verantwoording kan nodig zijn voor kredietverleners èn de fiscus. Voor beide gevallen is het belangrijk de boeken goed en op tijd bij te werken. Alleen dan ben je ieder moment op de hoogte van jouw financiële situatie en de kans dat je iets vergeet is minder groot. De boekhouding moet een betrouwbare grondslag vormen voor de winstbepaling. Daarom is het niet de bedoeling dat je achteraf gaat reconstrueren wat er is gebeurd. Bij een reconstructie wordt er te gemakkelijk iets vergeten. Het is beter regelmatig je boeken bij te werken.

Een chronologische registratie van de gegevens in de administratie is het eenvoudigst.

In principe is voor elke onderneming het systeem van boekhouden hetzelfde. Natuurlijk is de boekhouding van een kleine eenmanszaak eenvoudiger dan die van een grote BV. Beiden gaan uit van nauwkeurig bijgehouden kas- en bankadministratie.

Bij het boekhouden is er een aantal uitgangspunten waarvan je kunt uitgaan:

▪   de wijze van boekhouden moet aangepast zijn aan jouw praktijk;

▪   de boekhouding moet volledig zijn;

▪   de boekhouding moet regelmatig en zorgvuldig worden bijgehouden;

▪   uitgaven en inkomsten moeten verantwoord kunnen worden;

▪   gegevens moeten systematisch verwerkt worden.

Boekhouder of accountant?

Voor het bijhouden van de boekhouding is enige kennis van de fiscale en sociale wetgeving een vereiste. Daarom wordt de administratie voor een onderneming dikwijls uitbesteed aan een boekhouder of accountant. Uitbesteding kost je geld, maar het kan je ook veel tijd besparen. Het volledig uitbesteden van jouw boekhouding is eigenlijk niet helemaal mogelijk. Je zult altijd zelf moeten bijhouden wat je uitgeeft en wat je ontvangt. In overleg met je boekhouder of accountant kun je dan ook voor een tussenoplossing kiezen, waarbij je zelf een deel van de boekhouding doet, terwijl de boekhouder of accountant bijvoorbeeld voor de eindcontrole en de zogeheten jaarstukken als de winst- en verliesrekening en de belastingaangifte zorgt. Zo houd je een goed overzicht, je hebt controle op je eigen werk en je bent goedkoper uit dan wanneer je alles uitbesteedt.

Als de boekhouding goed is opgezet en is bijgehouden dan heeft de accountant er aan het eind van het kwartaal of aan het eind van het jaar minder werk aan, en dat is in jouw voordeel.

Onderdelen van je administratie

Voor een administratie en dus ook voor uw financiële administratie, maak je gebruik van lijsten, aantekeningen en bestanden. Laten we eens kijken wat je nodig hebt.

In je (digitale) agenda schrijf je welke patiënten er op een bepaalde dag en op welk tijdstip bij jou komen. Daarbij kun je aantekeningen maken over hoe lang iemand geweest is, en of hij of zij betaald heeft. Meestal heb je niet veel ruimte in een agenda en wordt het al snel onoverzichtelijk als je daar alles in opneemt. Beter is het om aantekeningen met betrekking tot betalingen op een aparte lijst bij te houden: de facturenlijst. Hier komen we nog op terug bij de bespreking van de factuur. Je agenda blijft een deel van jouw administratie, omdat er in staat met wie je een afspraak hebt gehad.

Als iemand voor de eerste keer bij je komt, noteer je de persoonlijke gegevens van de patiënt in zijn dossier. Na het consult zet je de algemene persoonsgegevens van de patiënt (naam, adres, postcode en woonplaats) in een patiëntenbestand (computer of kaartenbak), dat je apart voor je boekhouding kunt gebruiken.

De medische gegevens van de patiënten bewaar je in dossiers en op patiëntenkaarten, zodat je weet wat er aan de hand was en wat je hebt gedaan als de patiënt de volgende keer komt.

Het is belangrijk dat de medische en persoonlijke gegevens duidelijk gescheiden zijn van de financiële administratie. Dat is omdat jouw boekhouder of accountant en de Belastingdienst niets met deze gegevens te maken hebben. Jouw patiënten hebben recht op bescherming van deze persoonlijke gegevens. Ze zijn u in vertrouwen medegedeeld, maar ook door de Privacywet ben je verplicht hier goed mee om te gaan.