De Patiëntenadministratie

Je hebt op 2 plekken informatie over je cliënten.
– Bij de financiële administratie kom je de algemene patiëntengegevens tegen die je nodig hebt voor je boekhouding.
– Bij het klantencontact heb je de medische gegevens van de patiënten genoteerd in je (digitale) patiëntendossier. Deze medische gegevens moeten in verband met privacy en eventuele controle door de Belastingdienst goed gescheiden zijn van de algemene patiëntengegevens in je financiële administratie.

Patiëntendossier

De gegevens die niet van belang zijn voor jouw financiële administratie bewaar je in patiëntendossiers en/of op patiëntenkaarten. Een dossier kan de volgende gegevens omvatten:

▪   persoonsgegevens;
▪   andere behandelaar bij wie de patiënt onder behandeling is;
▪   medische verleden van de patiënt;
▪   medische gegevens; met hoofdklacht en nevenklachten;
▪   medicatie door anderen voorgeschreven;
▪   behandelplan;
▪   medicatie als je die op basis van je professie hebt voorgeschreven.

Steeds wanneer je contact hebt met een patiënt noteer je dit in jouw dossier. Deze vorm van verslaglegging is belangrijk voor het contact met jouw patiënt, omdat je terug kunt vinden wat je afgesproken hebt, waarom je op een bepaald moment iets hebt besloten, enzovoort. Maar ook voor overleg met andere behandelaars, of bij rapportage aan hen, is het belangrijk dat je alles nauwkeurig bijhoudt.

Patiëntenkaart

Daarnaast kun je een overzicht van de gegevens bijhouden op een patiëntenkaart. Ook hierop staan de persoonsgegevens, eventuele andere behandelaars, de hoofdklacht en de medicatie die je voorschrijft. Het belangrijke verschil met het dossier is, dat op de kaart geen verslag van de consulten wordt opgenomen. Daardoor hebt je snel een overzicht wat er met de patiënt gebeurt is over een langere periode.

Privacy

Door de strenge privacy-wetgeving moeten de patiëntgegevens goed beveiligd zijn. Zorg er voor dat je papieren dossiers achter slot en grendel zitten  en dat jouw digitale dossiers met een wachtwoord beschermd zijn. Verder mogen er ook geen papieren patiëntgegevens in een ruimte rondslingeren als er anderen, dus ook patiënten, toegang hebben tot die ruimte.

Waarneming

Wanneer jouw praktijk tijdens je afwezigheid wordt waargenomen door een andere therapeut, is het soms lastig om alle dossiers naar die andere therapeut te brengen. Wel is het mogelijk dat je de patiëntenkaarten beschikbaar stelt. Jouw waarnemer weet dan wanneer welke medicatie is voorgeschreven of welke behandeling wanneer is gestart en dat geeft meestal voldoende inzicht om de patiënt verder te kunnen bijstaan tijdens jouw afwezigheid.
Er is wettelijk een waarnemingsovereenkomst nodig om de privacy goed te regelen.  Zie ook Privacy

Verplichte bewaartijd

Het is wettelijk verplicht om patiëntendossiers 20 jaar te bewaren. Ook als je gestopt bent met je praktijk moeten ze nog 20 jaar beschikbaar zijn. Die verantwoordelijkheid draag je over aan je nabestaanden mocht jij als therapeut overlijden.

Tip: Wanneer je lid bent van een maatschap, is het verstandig om in het samenwerkingscontract vast te leggen wie verantwoordelijk is voor het archief.