Wanneer een patiënt een afspraak maakt met Carla, noteert ze deze in haar agenda. Iedere patiënt krijgt van Carla een factuur. Ze houdt op een facturenlijst bij welke patiënten geweest zijn en of ze betaald hebben. Daardoor heeft ze een goed overzicht. Carla weet nu precies wanneer ze een factuur verstuurd of meegegeven heeft en wanneer de betaling gedaan is. Bovendien bewaart ze de betaalde facturen en de facturen die nog betaald moeten worden in aparte mappen. Zo heeft ze een goede controle op haar eigen werk.
De Factuur
Wettelijk ben je niet verplicht patiënten een factuur te geven, maar het heeft wel veel voordelen om dit wel te doen.
De meeste patiënten zijn verzekerd voor zorgkosten. Een aantal van hen kan het bedrag dat je in rekening brengt geheel of gedeeltelijk bij de zorgverzekeraar declareren.
Zakelijk gezien is het ook verstandig. Wanneer iemand contant betaald heeft kun je de factuur meegeven als betalingsbewijs als u erop vermeld dat de factuur voldaan is. Wordt het bedrag later overgemaakt, dan kan je patiënt de benodigde gegevens van jouw factuur overnemen, zoals het banknummer en het bedrag.
Ondernemers zijn verplicht een kopie te bewaren van de verstuurde facturen. Ze moeten ook de originele facturen bewaren die aan hen worden toegestuurd. Strikt genomen hoef je echter geen kopie van de factuur te bewaren die je verstuurt of meegeeft, omdat je ook niet verplicht bent er een af te geven. Het is echter wel handig om toch een kopie te bewaren in verband met mogelijk zoekraken van de factuur door de patiënt of bij een incasso als de patiënt niet betaald. En anders kun je de gegevens ook weer terughalen uit je facturenlijst.
Als de patiënt is geweest, vult Carla de naam, consultdatum, het bedrag en het factuurnummer in (kolommen 2, 3, 4 en 5). Wanneer de factuur verstuurd wordt, vult ze de datum in dat ze de factuur verstuurd (kolom 1) en wanneer ze het bedrag ontvangt vult ze de betalingsdatum en de betalingswijze in (kolommen 6 en 7). Wanneer de patiënt bij de betaling het factuurnummer vermeldt, kan ze snel terugvinden om welke betaling het gaat. Pas wanneer Carla de gegevens verder gaat verwerken in haar administratie, vult ze de volgnummers (kolom 8) in.
1 Dat.ver. Datum waarop de rekening verstuurd of afgegeven is
2 Naam Naam van de patiënt
3 Con.dat. Consultdatum
4 Bedr. Bedrag dat je in rekening brengt
5 F-nr. Factuurnummer
6 Bet.dat. Betalingsdatum
7 Bet. Betalingswijze B = bank C = contant
8 V-nr. Volgnummer
Op de factuur moeten minimaal de volgende gegevens te vinden zijn:
▪ jouw eigen naam en adres
▪ naam en adres van de geadresseerde of diens vertegenwoordiger
▪ de datum dat de factuur verstuurd of uitgereikt is
▪ een in een reeks opgenomen factuurnummer
▪ de naam van de patiënt
▪ om wat voor consult het gaat met de tijdsduur
▪ de bankrekening waar het bedrag naartoe overgemaakt kan worden
Indien geen gebruik gemaakt wordt van de KOR, ook
▪ het bedrag exclusief BTW, het BTW-percentage en het totaalbedrag inclusief BTW
▪ jouw eigen BTW-nummer;
Dit kan worden aangevuld met:
▪ vermelding van de beroepsvereniging, de koepel en de bijbehorende registratienummers
▪ jouw AGB-codes
▪ de behandelcode
▪ je mobiele telefoonnummer
▪ jouw emailadres
▪ de betalingscondities.
Tip: Gebruik zoekcodes
Op de computer kun je werken met specifieke zoekcodes die je aan iedere patiënt geeft.
Dit kan bijvoorbeeld een combinatie zijn van de eerste 6 letters van de achternaam met de eerste letter van de voornaam en de laatste 2 cijfers van het geboortejaar.
Bijvoorbeeld: NIEL-J84 en NIJDOR-A02.
Let op: Bewaar de agenda
De agenda is een onderdeel van je administratie, omdat hier in staat met wie je een afspraak hebt gehad. Dat betekent dus dat óók de agenda minimaal 7 jaar bewaard moet worden, even lang als jouw financiële administratie!
